Comment optimiser son espace de travail ?

Le saviez-vous ? La productivité et l’organisation sont complémentaires. Autrement dit, sans organisation, il n’y a pas de productivité et vice versa. Dans le cadre d’une entreprise, 66% des Français savent qu’avoir un espace de travail organisé peut augmenter la productivité. Mais seuls 39% rangent leur bureau chaque semaine.

De plus avoir un espace aménagé pour un travail productif contribue aussi à la qualité de vie au travail (QVT) – 97% des salariés en ont conscience. Donc pourquoi seuls un peu plus du tiers des Français rangent leur bureau régulièrement ?

Souvent, on aimerait bien ranger son bureau pour être plus productif, mais on ne sait pas trop comment s’y prendre – ou du moins, on ne sait pas par où commencer. Ainsi dans le but de nous éclairer sur le sujet, nous accueillons une experte en organisation d’espaces vivants chez BO_BienOptimisé Julie Jaffray.

Bonjour Julie, tout d’abord merci d’avoir accepté de nous partager ton expertise. On ne va pas tourner autour du pot et rentrer dans le vif du sujet. Selon toi, en quoi est-il important d’avoir un espace de travail organisé ?

C’est important car ça change tout 😉. En organisant ton espace de travail de manière intelligente, en fonction de ton métier, de tes habitudes de travail et de l’usage des objets, tu définis une place pour chaque chose. En remettant chaque chose à sa place, tu ancres le rangement dans une routine, et tu te crées des automatismes. Tu ne réfléchis plus à où trouver un dossier, ou ton téléphone. Tu gagnes un temps précieux !

Même si les bordéliques te diront le contraire, le cerveau n’aime pas le désordre qui te rappelle inconsciemment qu’il faut que tu ranges, et t’empêche de te concentrer. A contrario quand tu commences ta journée de travail, et que ton bureau est dégagé et bien rangé, c’est nettement plus engageant et tu n’en seras que plus productif.

Quels sont tes conseils pour être le plus productif au bureau ? Selon toi, quelle est la meilleure disposition que des bureaux peuvent avoir ?

Le bureau idéal se situe au calme, il est lumineux, et confortable. Concrètement c’est mieux d’installer ton bureau à côté d’une fenêtre pour bénéficier d’une lumière naturelle qui sera plus intense qu’une lumière artificielle. Ça te permet également de faire des micro pauses pour tes yeux, en regardant au loin.

On évite la proximité avec les espaces collectifs souvent bruyants, qui augmentent la difficulté à se concentrer. Où encore les endroits de passage où tu te retrouves au milieu des courants d’air. On proscrit donc le bureau à côté de la photocopieuse, au sous-sol, ou à côté de la cafet’. Mauvaise(s) idée(s) !

Et comment doit être organisé notre bureau ? Où devrions-nous placer notre ordinateur, notre téléphone, etc. ?

Même si l’organisation est propre à chacun, voici une méthode qui, je pense va t’intéresser. Imagine que le plateau de ton bureau est divisé en 3 zones qui se superposent. Tu visualises ?

Chaque zone va te permettre de disposer tes fournitures et matériels en fonction de leur fréquence d’utilisation. La zone 1 étant la plus proche de toi et la zone 3 la plus éloignée.

Dans la zone 1, tu disposes les objets dont tu te sers ou que tu manipules toute la journée, de manière à les avoir à portée de main. C’est par exemple : ton téléphone, ta souris d’ordinateur, ton clavier, ton bloc-notes, tes stylos.

Zone 2, tu mets les objets dont tu te sers à l’occasion ou qui nécessitent peu de manipulation. C’est par exemple tes dossiers en cours, ton calendrier, ton chargeur de téléphone.

Et la zone 3, c’est la zone qui est hors de l’aire de travail et la plus éloignée. Tu peux y installer ton écran d’ordinateur et apporter ta petite touche perso, pour te créer un bureau où tu te sens bien. Une jolie plante dépolluante, une photo qui te rappelle un moment joyeux, une citation qui t’inspire. A toi de choisir, mais attention à ne pas trop charger !

Et dans le cas du télétravail, quels sont tes conseils pour un espace optimisé chez soi ? Quelle est la meilleure pièce ou le meilleur endroit pour que nous soyons le plus productif à la maison ?

Le top c’est d’avoir une pièce dédiée qui permet de s’isoler du reste de la maison, et de bien séparer ton espace pro, de ton espace perso. Ce n’est toutefois pas toujours possible. Dans ce cas, privilégie le salon ou la salle à manger, car ce sont souvent les pièces les plus spacieuses, confortables et lumineuses. Tu peux donc y installer plus facilement un bureau où délimiter une zone de travail. Quel que soit l’endroit que tu choisiras, l’important c’est d’isoler ton espace de travail pour être productif pendant ton temps de travail et ton espace de vie pour te détendre quand tu as fini ta journée.

Et quel est le pire endroit pour faire du télétravail ? Quelles sont les pièces à éviter ?

Au-delà de la salle de bain, un peu humide et des WC un peu sombres , je te déconseille d’installer ton bureau dans ta chambre à coucher !

C’est un cocon, une pièce dédiée au repos. C’est important de la préserver, pour la nuit venue, pouvoir bien dormir.

Autres endroits à bannir, le couloir souvent étroit, sombre et dans les courants d’air où tu n’auras pas envie de t’installer le matin et qui ne sera pas confortable. Ou encore les dessous d’escaliers qui exposent le bureau à la poussière et au passage.

En télétravail, comment devrions-nous aménager notre “bureau” ? Où devrions-nous placer notre ordinateur, notre téléphone, etc. ?

Quand on pense à l’aménagement de son bureau à la maison, on privilégie souvent le côté déco au confort, en utilisant le mobilier du quotidien qui n’est pas adapté pour passer 8h assis derrière un écran.

En plus des conseils que je t’ai donné un peu plus haut, il faut s’équiper avec du mobilier ou des accessoires ergonomiques, pour préserver ta santé. A minima, le bon combo consiste en une bonne assise que tu peux régler en fonction de la hauteur de ta table ou de ton bureau et un support pour surélever ton ordinateur pour que le haut de ton écran soit au niveau des yeux.

Merci Julie, grâce à tes conseils nous savons comment organiser notre espace de travail. Mais il y a bien une autre question qui nous trotte en tête :

Penses-tu qu’il existe un lien entre la personnalité de quelqu’un et son espace de travail ?

Montre-moi ton bureau, je te dirai qui tu es 😉. Non, non, je n’ai pas de don de voyance, mais je pense que les espaces dans lesquels tu vis et travailles sont les reflets de ton fonctionnement et par extension de ta personnalité.

Par exemple, y a-t-il une différence entre le bureau d’une personne plutôt introvertie, et celui d’une personne plutôt extravertie ?

Extravertie / introvertie, pas sûre mais le bureau d’un créatif versus un pragmatique, oui !

Si oui, qu’est-ce que tu nous conseilles de faire pour organiser notre espace selon notre personnalité ?

  • De bien connaitre ta manière de fonctionner
  • De lister tes besoins
  • D’adapter la dimension de ton bureau à tes besoins
  • Et de choisir le bon environnement

Enfin, selon toi, est-ce qu’optimiser son espace suffit pour être productif ?

Ça serait formidable mais je pense que la productivité d’une personne dépend de nombreux facteurs, qui sont tous liés. L’optimisation de l’espace de travail en fait partie et va de pair, pour moi, avec la gestion de ton temps, la définition de tes tâches, l’évaluation de ta charge de travail et de tes priorités.

Quand on télé travaille à la maison à plusieurs, c’est aussi primordial de définir des règles d’usage, les horaires de travail par exemple.

Donc plus que l’optimisation, je dirais que la productivité est surtout une question d’organisation.

Un petit mot pour la fin ?

En résumé, maximiser sa productivité c’est se sentir bien au travail et donc ranger son bureau. Un bureau mal aménagé stimulera trop le cerveau, ce qui l’empêchera de se concentrer sur une tâche. Cependant, il existe des études qui disent que le désordre peut néanmoins stimuler la créativité. Et ceci peut être utile selon les professions. Donc il faut prendre en considération plusieurs variables comme votre métier, votre manière de fonctionner, et vos besoins.

De plus, il peut être un plus dans son entreprise d’avoir des locaux accueillants pour ses employés. Il ne s’agit non seulement de l’aménagement de son bureau individuel mais aussi de l’aménagement de l’immeuble entier. Il peut être intéressant par exemple d’installer un service de conciergerie d’entreprise ou de conciergerie digitale, pour que tous les employés – en présentiel ou en télétravail, puissent en bénéficier. Ceci jouera à la fois sur la productivité et l’engagement des collaborateurs.

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